Точкой отправления для запуска ремонта может быть все что угодно:

• ваш бизнес развивается и вам не хватает площади текущего офиса;
• ваш офис устарел и вы хотите сделать не только косметический ремонт, но и модернизацию помещения, учитывая как внутренние политику работы, так и тенденции на рынке офисной недвижимости;
• арендодатель не продлевает ваш текущий договор аренды и вам необходимо переехать в новый офис и сделать там ремонт "под себя";
• вы хотите инвестировать в новый офис для повышения лояльности сотрудников компании и пр.

В любом случае на стадии анализа происходит тесная работа с руководством и с руководителями отделов компании (HR, IT, АХО, СБ, PR и Marketing, Бухгалтерия и финансовый отдел).

Мне нужно вникнуть не только в потребности от нового пространства, но и в процессы согласований внутри компании, так как, как показывает моя практика, все это очень сильно влияет на сроки реализации проекта ремонта (конкретно: выбор и согласования подрядчиков, согласование и корректировка предложенных подрядчиками решений, юридическая экспертиза документов подрядчиков, заключение договоров и дополнительных соглашений, оплаты счетов, организационные вопросы с арендодателями или управляющей компанией БЦ).

В зависимости от внутренних политик согласования этап анализа занимает от одного до двух месяцев.

Результатами данного этапа будут:

• техническое задание для разработки дизайн проекта нового помещения;
• предварительные (это важно) обобщенные технические задания для разработки инженерных проектов (вентиляция и кондиционирование, электрика и слаботочка, системы пожарных сигнализаций, медиа системы), которые будут использоваться для запроса предварительных КП поставщиков;
• план дальнейших действий по проекту ремонта.

В начале планирования ремонта (до создания дизайн-проекта, инженерных проектов и выбора материалов и оборудования для нового офиса) можно говорить только о предварительном бюджетировании.

Для проработки предварительного бюджета происходит:

• изучение информации о предыдущих ремонтах заказчика;
• оценка дизайнерских ожиданий заказчика (планировка, эстетика, отделка,);
• оценка технических требований заказчика (желаемый функционал офиса, микроклимат, технологичность);
• оценка технических характеристик помещений;
• отправка предварительных запросов производителям и поставщикам оборудования и материалов, потенциальным подрядчикам;
• изучение полученных КП (не только с точки зрения стоимости, но и состава и технических характеристик оборудования, материалов и работ).

Результатом данного этапа будет:

• максимально подробный (по имеющейся информации на момент составления) перечень предполагаемых работ и материалов;
• предварительные ТЗ на работы и материалы (по более менее понятным этапам работ до разработки дизайн-проекта и проектов инженерных систем);
• предварительный постатейный бюджет на предполагаемые работы и материалы.

Один из самых важных этапов ремонта - выбор подрядчиков и поставщиков, максимально отвечающим запросам конкретного Заказчика и особенностям предстоящего ремонта.

Перед выбором исполнителей происходит оценка требований к подрядчикам внутренних отделов Заказчика (Служба безопасности, Отдел охраны труда, АХО, ИТ отдел), а также изучение информации о предыдущих подрядчиках Заказчика.

Обычно рассматриваются 3-5 подрядчика/поставщика по каждому разделу ремонта.

Этап по выбору можно разделить на две основные части:

1. Подбор подрядчиков на основные работы:

• демонтаж, вынос/вывоз мусора
• дизайн-проект
• системы вентиляции и кондиционирования (включая проектирование)
• противопожарные системы (включая проектирование)
• электрические и слаботочные системы (включая проектирование)
• строительно-монтажные работы
• услуги уборки и вынос муосра в процессе производства работ

Основой для разработки всех проектов инженерных систем является утвержденное планировочное решение, которое входит в состав первого этапа дизайн-проекта.

После появления планировочного решения возможно составление уточненного ТЗ по всем инженерным системам и направление запросов поставщикам и подрядчикам.

2. Подбор подрядчиков и поставщиков после разработки дизайн-проектов и инженерных проектов (когда уже понятны оборудование и материалы чистовой отделки, мебели и декора)

• поставщики перегородок и дверей
• поставщики материалов отделки
• поставщики световых решений
• поставщики мебели
• поставщики и производители особых инженерных/дизайнерских решений
• поставщики декоративно-функциональных элементов
• послестроительная уборка

В каждом случае составляется предварительное подробное ТЗ и направляется подрядчикам, отвечающим начальным требованиям Заказчика. Далее происходит изучение, уточнение и оценка каждого полученного КП; на основании сводных данных принимается решение о выборе и запускаются процессы заключения договоров и последовательное начало производства работ.

Чем больше внимания уделяется подготовительным работам (последовательное проектирование: дизайн-проект и инженерные системы, выбор и согласование материалов, составление смет на работы, выбор поставщиков и подрядчиков), тем больше возможностей максимально корректно спланировать графики работ и бюджет ремонта.

После выбора основных подрядчиков и поставщиков происходит:

• составление окончательных перечней работ и материалов по каждому разделу;
• составление окончательных смет;
• составление отдельных графиков каждого раздела и этапа строительно-монтажных работ и закупок материалов;
• сведение всех графиков в один, корректировка графиков в зависимости от особенностей поставок или работ;
• согласование и утверждение бюджета;
• согласование и утверждение графика.

Важно понимать, что график производства работ напрямую зависит от графика финансирования проектов. Любая задержка финансирования приводит к сдвигу сроков поставки материалов и оборудования, а это напрямую влияет на сроки производства работ и может привести к увеличению стоимости проекта, строительно-монтажных работ в частности.

Результатом данного этапа работ будет:

• составление сводного графика работ по всем этапам ремонта, включая графики поставки материалов;
• подробный бюджет по этапам работ;
• графики финансирования.

Ремонт офиса - трудоемкий и ресурсозатратный процесс, требующий больших финансовых вложений, именно поэтому вопрос документооборота занимает в процессе ремонта весомую роль .

На первом этапе происходит изучение особенностей документооборота Заказчика, включая алгоритмы согласований договоров (финансовый и юридический департамент).

Все договоры поставщиков и подрядчиков перед передачей на проверку ответственным службам заказчика проходят мою экспертизу с точки зрения предмета договора (проверка перечня товаров, услуг, чертежей, конфигураций, спецификаций, размеров), коммерческих условий, гарантий и сроков.

Приблизительный перечень документов:

• Оформленные технические задания
• Договоры, доп.соглашения, приложения к ним
• Официальные письма-запросы
• Заявки на согласования
• Журналы производства работ
• Акты скрытых работ
• Проекты (рабочая и исполнительная инженерная документация)
• Акты приема-передачи
• Товарные накладные
• КС2, КС3
• Акты сверок

Перечень документов в электронном виде:

• отчеты
• графики
• бюджеты
• переписка по служебным вопросам

Большинство офисов заказчиков находятся в Бизнес-Центрах, где существуют внутренние правила проведения работ (в том числе шумных), правила доступа на территорию Бизнес-Центра, правила подъема материалов, оборудование и выноса мусора.

Кроме этого в Бизнес -Центрах обычно реализованы центральные инженерные системы (системы вентиляции и кондиционирования, системы пожаротушения, транзитные силовые кабели), к которым в результате монтажных работ нужно будет подключать инженерные системы помещения.

Именно поэтому на протяжении всего проекта происходят активные коммуникации с инженерными службами Бизнес-Центра, получение технических условий, согласование заявок, выполнение требований по содержанию общих площадей Бизнес-Центра, которые будут использоваться в процессе ремонта.

Выстраиванию коммуникаций с подрядчиками, созданию на объекте продуктивной рабочей атмосферы, в том числе комфортных условий труда монтажников, я посвящаю достаточно много времени.

Лояльность в отношениях с подрядчиками - залог качественного и спокойного ремонта, когда все возникающие в процессе работы вопросы решаются быстро без привлечения дополнительных ресурсов.
В проявлении этой лояльности и заключается основной момент работы с любым подрядчиком, при этом лояльность не уменьшает контроль процесса производства работ, а только усиливает его.

Моя задача - не указывать подрядчику на его недоделки или ошибки, а строить работу таким образом, чтобы ошибок и недопонимай возникало как можно меньше. Именно поэтому я составляю максимально подробные ТЗ и стараюсь все учесть на этапе планирования и подготовки, продумать и согласовать со смежными подрядчиками все нюансы работ. Я нахожусь на объекте или посещаю объект ежедневно, изучаю вместе с монтажниками все чертежи и особенности монтажа тех или иных конструкций, фиксирую все договоренности в письменном виде с указанием цифр, дат, порядка производства работ.

Этот процесс не останавливается и после завершения строительно-монтажных работ, а продолжается с гарантийными работами и техническим обслуживанием нового офиса.

Я работаю с Заказчиками, которые разделяют мои ценности в отношении работы с поставщиками и подрядчиками, потому что именно такая работа приводит к высококачественному ремонту и создает пространство, которое будет радовать сотрудников и, соответственно, максимально эффективно работать на Заказчика.

Для составления ТЗ, разработки и согласования вопросов по каждому разделу ремонта привлекаются руководители или ответственные сотрудники соответствующих отделов Заказчиков:

• ИТ отдела (СКС, медиа оборудование)
• лужба безопасности и информационной безопасности (СКУД, видеонаблюдение)
• отдел по персоналу, отдел охраны труда (планировочное решение, рассадка)
• АХО (рассадка, финишная отделка (с тз эксплуатации)
• маркетинг и PR (цвета, текстуры, брендирование)
• юридический департамент (нюансы условий договоров с исполнителями)
• финансовый департамент (оплаты, первичные документы, акты сверок)

Коммуникации с представителями рабочей группы в той иной конфигурации происходят на протяжении всего проекта в письменном или устном виде (переписка, переговоры, собрания).

В течение реализации всего проекта ремонта я ежедневно нахожусь на объекте и проверяю и осматриваю все проводимые работы, вникаю в нюансы монтажа, общаюсь с монтажниками, согласовываю размеры, расстановки оборудования на местах до момента монтажа.

В он-лайн режиме связываюсь со смежными подрядчиками в случае возникновения вопросов, связанных с их сферой ответственности.

При необходимости привлекаю экспертов со стороны соответствующих отделов Заказчика или сторонние экспертные организации (технический надзор).

В случае спорных моментов лично общаюсь с производителями оборудования/материалов для выяснения деталей.

Результатом данного этапа будет:

• составление перечня всех исполнителей и поставщиков по проекту (с указанием всех контактов), сводная спецификация по каждому разделу ремонта (включая финишные материалы и оборудование) и указанием особенностей монтажа (если такие были);
• составление перечня оборудования, нуждающимся в техническом обслуживании, с указанием спецификации оборудования, специфики и периодичности обслуживания;
• рекомендации по обслуживающим организациям.